De meeste kinderen gaan voor het primair onderwijs naar een peuterspeelzaal en/of de kinderopvang. Leerlingen met een taalachterstand wordt daar een programma voor- en vroegschoolse educatie aangeboden. Als een kind daarna naar de basisschool gaat is een goede overdracht natuurlijk van belang. De groepsleerkracht weet dan al meteen waar hij/zij rekening mee moet houden. De meest efficiënte manier om de relevante gegevens over te dragen is doormiddel van digitale overdracht. Deze heeft verder als voordeel dat ook op bestuursniveau of instellingenniveau managementrapportages kunnen worden gegenereerd.

De leidster van de peuterspeelzaal en/of de kinderopvang maakt een exportbestand aan vanuit het eigen administratiesysteem. Hiermee worden automatisch delen van het overdrachtsformulier ingevuld, wat veel werk bespaart omdat de basisgegevens niet overgetypt hoeven te worden. De overige, kindspecifieke, gegevens worden handmatig toegevoegd. Welke gegevens dat zijn, kan per regio verschillen en is afhankelijk van de afspraken die binnen de regio tussen de peuterspeelzalen, de kinderopvang en het basisonderwijs met elkaar zijn gemaakt.
De basisschool voert daarna de aanmelding van de leerling in en geeft in de applicatie aan wanneer de leerling wordt toegelaten zodat degene die het kind overdraagt daarvan op de hoogte is.
Op een hoger aggregatieniveau wordt het daarmee ook mogelijk om, op basis van een real-time overzicht, te monitoren welke leerlingen de peuterspeelzaal en/of kinderopvang bezoeken en wanneer ze deze verlaten.

De gebruikers van KO-PO zijn leidsters van peuterspeelzalen en/of kinderdagverblijven alsmede directies en IB-ers van basisscholen. In tegenstelling tot leidsters en IB-ers hebben besturen van de peuterspeelzalen en/of de kinderopvang geen zicht op de inhoudelijke gegevens in verband met de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Zij hebben daarentegen wel zicht op de leerlingstromen.